Prüfbericht-Vorlage für Word (kostenlos)
Ein Prüfbericht dokumentiert, welche Merkmale eines Bauteils geprüft wurden, mit welchem Sollwert und welchem gemessenen Istwert — und ob das Teil in Ordnung ist. Unsere kostenlose Word-Vorlage enthält alle üblichen Kopfdaten und eine Merkmalstabelle mit laufender Nummer, Sollwert, Istwert und OK-Spalte.
Von Richard Weber, Gründer von QMreport · Stand 31.10.2026
Prüfbericht-Vorlage (Word, DOCX, ca. 17 KB)
- Kopfdaten: Auftrag, Zeichnung, Bestellung, Material, Kunde, Charge, Bezeichnung, Seriennummer, Stückzahl
- Merkmalstabelle mit 15 nummerierten Zeilen, beliebig erweiterbar
- Datum und Unterschriftsfeld der Qualitätssicherung, Seitenzahl „Seite x von y“
Was gehört in einen Prüfbericht?
Ein Prüfbericht muss für Dritte — Kunde, Auditor, Kollege in zwei Jahren — ohne Rückfrage nachvollziehbar sein. Dazu braucht er drei Teile: Kopfdaten, die das geprüfte Teil eindeutig identifizieren, eine Merkmalstabelle mit Soll- und Istwerten und eine Freigabe mit Datum und Unterschrift.
| Feld | Wozu es dient |
|---|---|
| Zeichnung (mit Index) | Gegen welchen Zeichnungsstand geprüft wurde — der häufigste Grund für Reklamationen von Prüfberichten. |
| Bezeichnung, Sachnummer | Welches Teil geprüft wurde. |
| Auftrag, Bestellung, Kunde | Zuordnung zum Geschäftsvorgang, wichtig für Rückverfolgbarkeit und Rechnungsprüfung. |
| Material, Charge | Verbindung zu Werkstoffzeugnis und Fertigungslos. |
| Seriennummer, Stückzahl | Welche bzw. wie viele Teile gemessen wurden. |
| Datum, Prüfer/QS | Wer das Ergebnis verantwortet. |
Die Merkmalstabelle: Lfd, Prüfmerkmal, Sollwert, Istwert, OK
Jede Zeile steht für genau ein Prüfmerkmal der Zeichnung:
- Lfd — die laufende Nummer. Sie entspricht der Nummer des Ballons auf der ballonierten Zeichnung, damit jedes Maß sofort zu finden ist.
- Prüfmerkmal — was geprüft wird, so wie es auf der Zeichnung steht: „Ø20 H7“, „Ebenheit 0,05“, „Ra 1,6“.
- Sollwert (min/max) — die Grenzmaße, nicht das Kurzzeichen. Aus „Ø20 H7“ wird „20,000–20,021“, aus einem Maß mit Allgemeintoleranz nach ISO 2768 der entsprechende Bereich.
- Istwert — der gemessene Wert, ungerundet und in derselben Einheit wie der Sollwert.
- OK — die Bewertung: in Ordnung oder nicht in Ordnung. Nie ohne Istwert ankreuzen.
So füllen Sie die Vorlage aus
- Zeichnungsnummer und Index mit dem Auftrag abgleichen und in die Kopfdaten eintragen.
- Alle Prüfmerkmale auf der Zeichnung durchnummerieren — auch Angaben aus dem Schriftfeld (Allgemeintoleranz, Werkstoff) und aus Hinweisen.
- Für jede Nummer eine Zeile anlegen und den Sollwert als Grenzmaße eintragen.
- Messen und die Istwerte eintragen.
- Jede Zeile bewerten; Abweichungen deutlich kennzeichnen und im Freitext begründen.
- Datum eintragen und unterschreiben, den Bericht als PDF ablegen.
Prüfbericht, Messprotokoll, Werkszeugnis — was ist der Unterschied?
| Dokument | Inhalt |
|---|---|
| Messprotokoll / Maßprotokoll | Reine Liste von Messwerten, oft direkt aus dem Messgerät. Meist ohne Bewertung und Freigabe. |
| Prüfbericht | Merkmale mit Soll, Ist und Bewertung, mit Kopfdaten und Unterschrift — das Dokument für den Kunden. |
| Erstmusterprüfbericht | Vollständiger Prüfbericht über alle Zeichnungsmerkmale erster Serienteile, ergänzt um Werkstoff-, Funktions- und Prozessnachweise. |
| Werkszeugnis 2.2 / Abnahmeprüfzeugnis 3.1 | Prüfbescheinigungen nach EN 10204, vor allem für Werkstoffeigenschaften. Beim 3.1 bestätigt ein vom Fertigungsbereich unabhängiger Abnahmebeauftragter des Herstellers die Ergebnisse. |
Word oder Excel?
Excel rechnet Grenzmaße und Bewertungen automatisch, ist aber schwer druckbar und wirkt beim Kunden wenig professionell. Word ist das übliche Format für Berichte mit Briefkopf und Unterschrift und lässt sich sauber als PDF ausgeben. Viele Betriebe messen deshalb in Excel oder direkt am Messgerät und übertragen das Ergebnis in eine Word-Vorlage — genau dieser Übertrag kostet Zeit und erzeugt Tippfehler.
Wann sich die automatische Erstellung lohnt
Bei Zeichnungen mit wenigen Maßen ist die Vorlage schnell ausgefüllt. Ab etwa 20 Merkmalen, bei vielen Form- und Lagetoleranzen oder häufig neuen Teilen frisst das Abtippen und Ballonieren Stunden. QMreport liest die Merkmale direkt aus der Zeichnung, rechnet Abmaße und Passungen in Grenzmaße um, übernimmt die Allgemeintoleranz aus dem Schriftfeld, erstellt die ballonierte Zeichnung und füllt diese Vorlage (oder Ihre eigene) aus — bei unserer Beispielzeichnung mit 20 Merkmalen in 42 Sekunden. Sie kontrollieren das Ergebnis, tragen die Istwerte ein und geben den Bericht frei.
Häufige Fragen
+Ist die Prüfbericht-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Die Word-Datei ist ohne Registrierung herunterladbar und darf im eigenen Unternehmen frei verwendet und angepasst werden.
+Kann ich unser Firmenlogo und unsere Adresse einfügen?
Ja. Öffnen Sie die Kopf- bzw. Fußzeile in Word (Doppelklick in den oberen oder unteren Seitenrand) und fügen Sie Logo, Anschrift oder Formularnummer ein. Die Tabelle und die Kopfdaten bleiben davon unberührt.
+Wie füge ich weitere Zeilen hinzu?
Klicken Sie in die letzte Zelle der Merkmalstabelle und drücken Sie die Tabulatortaste — Word hängt eine neue Zeile im gleichen Format an. Die Tabellenüberschrift wiederholt sich auf Folgeseiten automatisch.
+Kann QMreport die Vorlage automatisch ausfüllen?
Ja. Diese Vorlage ist in QMreport als Standard hinterlegt: Zeichnung hochladen, erkannte Prüfmerkmale kontrollieren, Istwerte eintragen und den fertigen Bericht als Word oder PDF herunterladen. Alternativ laden Sie Ihre eigene Firmenvorlage hoch.